Přenechejte časté dotazy umělé inteligenci

Představte si, že vám chodí stovky nebo dokonce tisíce zpráv či e-mailů měsíčně. Telefony zvoní a není tomu konec. Mohou to být dotazy zákazníků, kandidátů, zaměstnanců nebo dodavatelů. I velké týmy stojí spoustu úsilí je všechny zpracovat. A co teprve, když nastane nečekaná krize v podobě obřího zdražování nebo pandemie? Vaši zaměstnanci nestíhají a uživatel na druhé straně si pěkně počká. A to je přesně ten moment, kdy sáhnout po automatizaci a nechat část práce na chatbotech a voicebotech.

Ty samé dotazy znovu a znovu… Skončí to někdy?

Na web jste přidali sekci s odpovědmi na časté otázky. Stačí to? Kdepak. Dnešní zákazník chce znát odpovědi okamžitě a už včera bylo pozdě. Čekat hodiny až dny, než se k jeho dotazu někdo dostane? To už vám dřív napíše negativní recenzi na Google. Ani nová generace, která vyrůstá s mobilem v ruce, nebude trávit čas s procházením vašeho webu. Zkrátka firma, která dnešního náročného zákazníka aktivně neosloví, ho pravděpodobně dřív nebo později ztratí.

Zákazníci jsou všude, stačí je “jen” zaháčkovat

Studie Broadridge v roce 2022 ukázala, jak se preference zákazníků mění každý rok. Přesto, že dřívější průzkumy předpovídaly pokles u telefonních dotazů zákazníků, realita je dnes jiná. Ukazuje se, že i v dnešní digitální době stále převažuje skupina zákazníků, která raději s dotazem zavolá, než napíše. Chatové komunikační kanály však každý rok dotahují a ani e-mailu na oblíbenosti neubývá.

„Staráme se o to, aby zákazníci našli odpověď co nejrychleji a kdekoliv. Zvyšujeme tím zákaznickou spokojenost a s pomocí voicebotů a chatbotů pomáháme firmě šetřit čas i náklady.“

– Vojtěch Dlouhý, Co-Founder & CEO

Automatizace e-mailové komunikace má své místo

Chatboti a voiceboti jsou zákazníkům k dispozici 24/7 na chatu a telefonu. Nepotřebují odpočívat a dokáží komunikovat s obrovským množstvím zákazníků najednou. Co, ale s e-mailovou komunikací? Dá se automatizovat? No jasně!

E-mail je stále u některých firem komunikačním kanálem číslo 1. Řada z nich na ně ale nedokáže zrovna efektivně odpovídat, a tím trpí i zákazníci. Přitom to jde dělat mnohem lépe!

Tak například – e-maily dokážeme automaticky přečíst, rozdělit podle tématických okruhů a buď na ně rovnou odpovědět, nebo předat někomu živému, kdo se jim bude věnovat. Díky tomu dokážeme spoustu mailů vyřídit automaticky a ušetřit lidem klidně až polovinu času. Není to paráda?

Jak si to představit v praxi?

Umělá inteligence přečte klidně tisíce e-mailů měsíčně. Poradí si s rozpoznáním záměru uživatele, pro opakující se požadavky automaticky vybere šablonu pro odpověd. Hravě pozná e-maily, na které není potřeba vůbec odpovídat, ať už jde o spam nebo jiné nechtěné zprávy, což je v praxi kolem 50 %. Zároveň díky analytickým nástrojům můžeme všechny výstupy sledovat a dál s nimi pracovat v přehledném reportu. Zaměstnanci pak neplýtvají časem na rutinu a věnují se o to více klientům.

Automatizace komunikace dává ve firmách víc než jen smysl. Každý ušetřený pohyb myší nebo zvednutí sluchátka operátora se počítá, a ve výsledku to dá klidně i několik hodin měsíčně. Vaši zaměstnanci se pak mohou více soustředit na hodnotnou práci se zákazníky a klienty.