Kateřina Kopecká
Marketing Manager @ Feedyou
V Praze proběhlo slavnostní vyhlášení nejvýznamnější české soutěže efektivity digitálních projektů – Internet Effectiveness Awards. Do finálové trojky v kategorii Automotive, dopravní služby a logistika se probojoval náš Cognitive assistant 2.0 pro efektivní preboarding nových zaměstnanců ve ŠKODA AUTO a obsadil druhou příčku. 🥈
Plácli jste si, hurá! A teď ta hromada dokumentace před nástupem… Bejvávalo!
Preboarding je proces, který se odehrává od doby, kdy si s kandidátem plácnete na nástup, do jeho prvního pracovního dne. A všichni víme, jak je tenhle proces časově náročný a kolik dokumentů a osobních informací o zaměstnancích sem a tam projde. Ve ŠKODA AUTO se nám však podařilo tento proces oživit a hlavně zjednodušit oběma stranám díky virtuálnímu asistentovi, který veškeré osobní informace, dokumenty a doklady nutné k nástupu do společnosti shromažďuje v souladu s GDPR.
Asistent zvládne veškerou potřebnou komunikaci včetně cizojazyčných uchazečů a všechna data také kontroluje, aby nedošlo k záměně nebo zbytečným chybám. Vše následně propisuje do personálního systému KOMPAS (SAP Success Factors), na základě kterých může personalista vystavit pracovní smlouvu. Zároveň data ukládá do soukromého zabezpečeného Microsoft Azure Cloud ŠKODA AUTO, které jsou následně využity pro report Power BI, jenž umožňuje dostatečně pracovat s jejich kvalitou a identifikovat jakýkoliv problém. V neposlední řadě chatbot kandidátovi přiblíží další kroky v jeho následném onboardingu. A voilá, obě strany jsou připravené na nástupní den. Virtuální asistent je nyní nedílnou součástí nástupů primárně výrobních pozic tzv. modrých límečků.
Co nám získalo stříbro?
Odborná porota soutěže IEA z řad managerů úspěšných online projektů, novinářů z odborných médií a odborníků z akademické oblasti posuzuje efektivitu přihlášených projektů na základě jasně měřitelných čísel nebo splnění stanovených cílů. Měřítkem je tedy přesné a číselné vyjádření efektivity: ROI (return of investment), KP (konverzní poměr), PNO (podíl nákladů na obratu) nebo ROAS (return on advertising spend) či jiné.
Hranici úspěšnosti virtuálního asistenta jsme nastavili na 90 % (nových zaměstnanců se úspěšně preboarduje přes virtuálního asistenta). V současné době jsme na úspěšnosti 95 %.
Hlavní úspora
✅ Nahradili jsme ze 100 % nástupní papírové dotazníky
✅ Proces nástupu nového zaměstnance jsme 3x zrychlili
V minulosti zaměstnanec fyzicky vyplňoval papírové formuláře více než 40 minut, dnes po něm žádáme 10 min na vyplnění osobních dotazníků prostřednictvím virtuálního asistenta. Zároveň odpadlo několikanásobné manuální zadávání a přepisování dat do systému ze strany náboráře i personalisty.
Další benefity
✅ Virtuální asistent se stará o preboarding 24/7 a nebere si volno
✅ Je dostupný i na zařízeních zaměstnance, takže mu šetříme cestu do administrativních center
✅ Data jsou k dispozici okamžitě a výstup je konzistentní a korektní
✅ Řešení je plně zabezpečené v rámci soukromého Microsoft Azure Cloud ŠKODA AUTO
✅ Data jsou po nástupu anonymizovaná v souladu s GDPR
✅ Databázi nastupujících zaměstnanců a kontrolu kvality osobních dat zajišťuje reporting v PowerBi
Na jaké výsledky můžeme být pyšní
👉 76 % úspěšných vyplnění chatbota při nasazení v roce 2020
👉 95 % úspěšných vyplnění chatbota od ledna 2021 do současnosti
👉 2 363 zaměstnanců obslouženo chatbotem od ledna 2021 do současnosti
👉 Většina zaměstnanců komunikovala s virtuálním asistentem na vlastním zařízení (mobilní telefon či počítač)
„Ve společnosti ŠKODA AUTO a.s. nás čekaly v souvislosti s novou HR strategií a nasazením nového HR systému KOMPAS (SAP Success Factors) velké výzvy v podobě digitální transformace dosavadních procesů. Ve spolupráci s kolegy z Feedyou se nám podařilo díky našemu virtuálnímu asistentovi zefektivnit preboardingový proces nástupu do společnosti ŠKODA AUTO, zejména na dělnické pozice, a je našim cenným a plnohodnotným pomocníkem. Věřím, že dané řešení může být inspirací – nenechte se odradit komplexitou a složitostí procesů, buďte otevření a jděte efektivitě naproti, vše je možné.“
– Monika Pohlová, produktový vlastník a zadavatel řešení @ ŠKODA AUTO
Pokračujte ve čtení
