Výzva
Každý měsíc zapomene své přístupové údaje až 20 % zaměstnanců. Dříve bylo pro zaměstnance nutné žádat svého vedoucího o zadání požadavku do helpdesku a následně čekat 2 až 3 dny, než jejich požadavek prošel složitým procesem. Tato situace v nepřetržitém provozu představovala významný problém. Problémem byla také administrativně náročná distribuce přístupových údajů novým zaměstnancům. Celý proces byl nejen časově náročný, ale také neefektivní.
Naše řešení
Úkol zněl jasně, potřebujeme celý proces zrychlit, zautomatizovat a zefektivnit. K tomu dnes pomáhá voicebotka Lexi, která tento proces plně digitalizuje a umožňuje zaměstnancům jednoduše a rychle vyřešit své potřeby online, bez nutnosti interakce s živým kolegou. Stačí zavolat, sdělit, co potřebuji a Lexi už se o to během pár minut postará. Je k dispozici 24/7/365 a mluví 9 jazyky.
“Voicebotku Lexi jsme nasazovali koncem roku 2022. Byl to první voicebot pro interní účely z naší dílny a rovnou s integrací a vícejazyčnou mutací. Těší mě vidět, jak velké úspory času Lexi přinesla do Foxconn a jakým způsobem přispěla ke spokojenosti jak klientů, tak samotných zaměstnanců.”
Iva Panchártková, Account Manager @ Feedyou
Zdlouhavý proces už je dnes minulostí
Nástup nového zaměstnance
Při nástupu nového zaměstnance došlo dříve k vytváření a distribuci přístupových údajů prostřednictvím oddělení administrativy.
Nyní se však noví kolegové při nástupu dozvídají o Lexi, která jim poskytne přístupové údaje do systémů během 2 minut po jednoduchém telefonátu. Tímto způsobem Lexi šetří čas zaměstnanců a také náklady spojené s tradiční distribucí údajů.
Obnova hesla
Zaměstnanci ve výrobě nemají přístup do helpdesku. V případě ztráty hesla mohli podat žádost přes svého vedoucího, který vytvořil “ticket”. Ten následně putoval na HR IS Specialistu. Nové heslo předal kolegům z administrativního oddělení a informoval vedoucího o zapracování. Daný zaměstnanec si mohl nové heslo vyzvednout pouze osobně a celý proces mohl trvat i 2-3 dny.
Díky Lexi je tento proces dnes mnohem efektivnější. Lexi je k dispozici všem zaměstnancům bez přestávky, a tak stačí jednoduše zavolat a nové heslo máte během pár minut.
Poslechněte si Lexi
Potřebujete nové heslo? Žádný problém. V krátké ukázce reálného hovoru si poslechněte voicebotku v akci.
Jak to funguje nyní?
Vy voláte, my ověřujeme
Zaměstnanec volá Lexi ze svého telefonního čísla. Díky napojení na SAP SF Lexi rozpozná, kdo jí volá a jakým jazykem se zaměstnancem komunikovat. Nejdříve ověří, zda je telefonní číslo v systému. Rovnou si zjistí i další potřebné informace jako je národnost, číslo zaměstnance (ID) a další.
Zasíláme heslo
Ještě před posláním hesla probíhá druhá část ověření zaměstnance dodatečnou otázkou na vybraný číselný údaj z profilu daného uživatele. Po úspěšném dvoufaktorovém ověření vygeneruje Lexi nové silné heslo podle předem daných kritérii.
Reportujeme výsledky
Součástí řešení je reporting v PowerBI o proběhlých požadavcích na reset hesla, ať už těch úspěšných či neúspěšných.
Z pohledu technologií
Čísla, která nám dělají radost
Vyřešení požadavku dříve zabralo až 3 dny, voicebotka Lexi to zvládne do 2 minut.
Co o nás řekli
Díky Lexi zaměstnanci nemusí čekat, volat mohou 24/7 a ještě se domluví v rodném jazyce, což je pro nás velkou výhodou. Díky podrobnému reportingu máme přesné a aktuální informace. Tato data využíváme při edukaci zaměstnanců s Lexi a celkovém přehledu o jejím využívání. Také chci vyzdvihnout dobrou a bezproblémovou partnerskou spolupráci s Feedyou. Zuzana Keprtová, HR IS Specialist @ Foxconn
Ve společnosti s téměř 5 tisíci zaměstnanci je nutné mít v HR automatizováno co nejvíce procesů. Zrození voicebotky Lexi bylo tedy nevyhnutelné. Jsme hrdí na dostupnost a kvalitu služby, kterou jejím prostřednictvím zaměstnancům poskytujeme a to v mnohojazyčné podobě! Pro nás administrátory je nepostradatelným nástrojem reporting s podrobnou analýzou dat o uskutečněných voláních, který nám poskytovatel služby Feedyou vyvinul na míru. Jméno Lexi jsme zvolili proto, že je to zkrácená forma starořeckého výrazu pro pomocnici. Martin Andrle, HR IS Specialist @ Foxconn
O Foxconn
Foxconn je nadnárodní korporace s hlavním sídlem na Tchaj-wanu v Tchu-čchengu, čtvrť speciální obce Nová Tchaj-pej. V České republice má továrny v Pardubicích a Kutné Hoře. Foxconn je celosvětově největším výrobcem elektroniky a počítačových součástek, které zejména vyrábí pro jiné firmy.
