Výzva
Společnost ŠKODA AUTO je jedním z největších zaměstnavatelů v České republice a každý měsíc zaměstnává desítky nových uchazečů. S takovým množstvím se stává nástupní proces náročnější, protože je celá řada informací a dokumentů, které musí nový zaměstnanec poskytnout personálnímu oddělení společnosti. Jejich zpracování zabere personalistům velkou část jejich pracovní doby. Noví zaměstnanci poskytovali dokumenty, osobní a kontaktní údaje v náborových centrech a celý nástupní proces byl tak zdlouhavý a zbytečně komplikovaný.
Naše řešení
Preboarding je proces, během kterého se vyřizuje veškerá komunikace spojená s nástupem nového zaměstnance. S naším řešením dostali lidé možnost vyplnit potřebné údaje přímo v chatbotovi v náborových centrech ŠKODA AUTO nebo z pohodlí svého domova prostřednictvím zabezpečených webových stránek ve svém telefonu nebo počítači. Uživatelé zadají své ID zaměstnance, které jim bylo přiděleno v systému ATS SAP Success Factors, a poté vyplní své osobní údaje, jako je jméno nebo počet dětí, a nahrají soubory – např. doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání. Všechny údaje jsou bezpečně, a v souladu s nařízením GDPR, odeslány přímo do systému SAP Success Factors, kde jsou automaticky generovány smlouvy a připraveny k finální kontrole personalistou.
Chatbot zpracuje následující úkoly
Sběr osobních údajů
Chatbot bezpečně shromažďuje osobní údaje nových zaměstnanců – jméno, telefon, e-mail, zemi narození, rodné číslo, počet dětí a také jejich údaje. Chatbot ihned ověří správnost zadaných údajů, aby bylo možné přejít na další krok.
Nahrávání dokumentů
Noví zaměstnanci nejen z České republiky musí doložit dokumenty o dosaženém vzdělání, doklady k povolení pobytu a jiné. Všechny dokumenty lze snadno a bezpečně nahrát přímo do chatbota.
Ukládání do SAP SF
Všechna shromážděná data z chatbota jsou v plném rozsahu předána do systému SAP Success Factors, ve kterém se automaticky vytvoří dokumenty pro mzdové účely a smlouvy, které jsou tak připravené k závěrečné kontrole personalistou.
Výsledky za rok 2021
Microsoft Azure Cloud
Pro maximální zabezpečení osobních údajů a dokumentů bylo celé řešení chatbota přesunuto do soukromého zabezpečeného předplatného Microsoft Azure Cloud společnosti ŠKODA AUTO, aniž by byla narušena možnost kdykoliv provádět změny v komunikační struktuře chatbota.
Výhody systému SAP Success Factors
Sbírejte vstupní informace od zaměstnanců a automaticky vytvářejte zaměstnanecké profily v SAP Success Factors. Umožněte zaměstnancům změnit své osobní údaje a mnoho dalšího. Vše v souladu s nařízením GDPR.
Ve spolupráci s partnery
Získejte víc ze spolupráce, která funguje.
Co o nás řekli
Ve společnosti ŠKODA AUTO nás čekaly v souvislosti s novou HR strategií a nasazením nového HR systému SAP SuccessFactors velké výzvy v podobě transformace dosavadních procesů. Chatboti nám zajišťují proces náboru / nástupu do společnosti včetně potřebné integrace dat do nově nasazeného personálního systému. Konkrétně se jedná o celkový sběr osobních dat, dokladů a dokumentů o zaměstnancích potřebných pro nástup do společnosti a jejich následný onboarding. Spolupráce s Feedyou je profesionální, rychlá a bezchybná. Nasazení chatbota proběhlo v krátké době, tým FY se pružně přizpůsobil velkým změnám dle procesů ŠKODA AUTO. Oceňuji zejména úzkou spolupráci, pružnost, realistické a konstruktivní pohledy na komplexitu možných řešení a další vývoj. Stejně tak si vážím podpory při spuštění nového HR systému a jejich následné hyper care. Monika Pohlová, produktový vlastník a zadavatel řešení @ ŠKODA AUTO
O společnosti ŠKODA AUTO
ŠKODA AUTO je největší výrobce automobilů v České republice s ročním obratem 15,6 miliardy eur (2018). Sídlo společnosti je v Mladé Boleslavi, kde se nachází největší výrobní závod. ŠKODA AUTO má v České republice další dva výrobní závody, a to v Kvasinách a Vrchlabí. Od roku 1991 je součástí německé skupiny Volkswagen Group. Dlouhodobě je to největší česká společnost z pohledu prodeje, největší český vývozce a jeden z největších českých zaměstnavatelů.