Drugie miejsce na IEA 2022 z naszym chatbotem SKODA AUTO

Internet Effectiveness Awards, najważniejszy czeski konkurs dotyczący skuteczności projektów cyfrowych, odbył się w Pradze. Nasz Kognitywny asystent 2.0 do skutecznego preboardingu nowych pracowników znalazł się w finałowej trójce w kategorii motoryzacja, usługi drogowe i logistyka, zajmując ostatecznie drugie miejsce. 🥈

A co z ogromną ilością papierkowej roboty po akceptacji oferty? Koniec z tym!

Preboarding to proces, który ma miejsce między wyrażeniem zgody na przyjęcie kandydata a jego pierwszym dniem pracy. Wszyscy wiemy, jak czasochłonny jest ten proces, nie wspominając o liczbie dokumentów i danych osobowych pracownika, które są przekazywane. W SKODA AUTO udało nam się odświeżyć i uprościć ten proces dla obu stron za pomocą wirtualnego asystenta, który zbiera wszystkie dane osobowe, dokumenty i papiery niezbędne do wdrożenia (zgodnie z RODO).

Asystent zajmuje się całą niezbędną komunikacją, w tym z kandydatami obcojęzycznymi, a także sprawdza wszystkie dane, by uniknąć pomyłek lub niepotrzebnych błędów. Wszystko jest następnie wprowadzane do systemu kadrowego KOMPAS (SAP Success Factors), na podstawie którego rekruter może wystawić umowę o pracę. W tym samym czasie dane są przechowywane w prywatnej, bezpiecznej Microsoft Azure Cloud w SKODA AUTO, a następnie wykorzystywane w raporcie Power BI, który pozwala w wystarczającym stopniu monitorować jakość danych i identyfikować wszelkie problemy. Wreszcie, chatbot przeprowadza kandydata przez kolejne kroki jego późniejszego wdrożenia. I voila, obie strony są gotowe na dzień przyjęcia do pracy. Wirtualny asystent jest teraz integralną częścią wdrażania przede wszystkim pracowników fizycznych.

Całe studium przypadku ŠKODA AUTO możesz przeczytać tutaj.

Co zapewniło nam srebro?

Profesjonalne jury konkursu IEA, składające się z menedżerów projektów, dziennikarzy mediów branżowych i ekspertów akademickich, ocenia skuteczność projektów na podstawie obiektywnie mierzalnych liczb i realizacji określonych celów. Skala jest przejrzystym i policzalnym miernikiem efektywności. ROI (zwrot z inwestycji), CP (odsetek konwersji), CTR (stosunek kosztów do obrotów), ROAS (zwrot z wydatków reklamowych) czy inne.

Wyznaczyliśmy granicę sukcesu wirtualnego asystenta na poziomie 90% (ilu nowych pracowników zostało pomyślnie wdrożonych za jego pomocą). Obecnie osiągamy wskaźnik sukcesu na poziomie 95%.

Najważniejsza oszczędność

✅ Całkowicie zastąpiliśmy papierowe kwestionariusze onboardingowe

✅ Skróciliśmy proces preboardingu do jednej trzeciej czasu

W przeszłości pracownik spędzał ponad 40 minut na wypełnianiu papierowych formularzy. Obecnie prosimy jedynie o 10 minut na wypełnienie osobistych kwestionariuszy za pośrednictwem wirtualnego asystenta. Kolejną rzeczą, której się pozbyliśmy, jest ręczne wypełnianie i przepisywanie informacji do systemu przez rekrutera i dział HR.

Dodatkowe korzyści

✅ The virtual assistant zajmuje się preboardingiem 24/7 i nie musi brać wolnego

✅ Jest dostępny za pośrednictwem dowolnego urządzenia posiadanego przez pracownika,oszczędzając mu konieczności udawania się do centrów administracyjnych

✅ Dane są natychmiast dostępne w spójnej i poprawnej formie

✅ Rozwiązanie jest w pełni zabezpieczone dzięki prywatnej chmurze Microsoft Azure Cloud ŠKODA AUTO

✅ Po wdrożeniu dane są anonimizowane zgodnie z RODO

✅ Baza danych nowych pracowników i kontrola jakości danych osobowych są zapewnione dzięki raportowaniu w PowerBi

Wyniki z których jesteśmy dumni

👉 76% udanych finalizacji chatbota po wdrożeniu w 2020 r.

👉 95% udanych uruchomień chatbota od stycznia 2021 r. do chwili obecnej

👉 2 363 pracowników obsługiwanych przez chatbota od stycznia 2021 r. do grudnia 2022 r.

👉 Większość pracowników komunikowała się z wirtualnym asystentem na własnym urządzeniu (telefonie komórkowym lub komputerze)

„W SKODA AUTO stanęliśmy przed poważnymi wyzwaniami związanymi z nową strategią HR i wdrożeniem nowego systemu HR KOMPAS (SAP Success Factors). We współpracy z naszymi kolegami z Feedyou udało nam się usprawnić proces preboardingu w ŠKODA AUTO, szczególnie w przypadku stanowisk fizycznych, dzięki naszemu wirtualnemu asystentowi, który okazał się cennym narzędziem. Wierzę, że to rozwiązanie może być inspiracją – nie zniechęcaj się złożonością i zawiłością procesów, bądź otwarty i dąż do efektywności. Wszystko jest możliwe.”

– Monika Pohlová, Product Owner @ ŠKODA AUTO