Wyzwanie
Do 20% pracowników zapomina swoje dane dostępowe każdego miesiąca. Wcześniej pracownicy musieli poprosić swojego przełożonego o zgłoszenie prośby do helpdesku, a następnie czekać 2-3 dni, aż ich prośba przejdzie przez skomplikowany proces. Ta sytuacja stanowiła istotny problem dla ciągłości działania. Kolejnym problemem była administracyjnie wymagająca dystrybucja danych dostępowych dla nowych pracowników. Cały proces był nie tylko czasochłonny, ale również nieefektywny.
Nasze rozwiązanie
Zadanie było jasne: musieliśmy sprawić, aby cały proces był szybszy, bardziej zautomatyzowany i wydajniejszy. Aby to osiągnąć, voicebot Lexi obecnie pomaga poprzez pełną digitalizację procesu, umożliwiając pracownikom łatwe i szybkie załatwienie swoich potrzeb online, bez konieczności interakcji z żywym pracownikiem. Wystarczy zadzwonić, podać swoje potrzeby, a Lexi zajmie się wszystkim w ciągu kilku minut. . Voicebot jest dostępny 24/7 i obsługuje obecnie 9 języków.
“Pod koniec 2022 roku uruchomiliśmy Lexi, nasze pierwsze rozwiązanie voicebotowe do wewnętrznej komunikacji z pracownikami, zasilane bezproblemową integracją z SAP Success Factors oraz możliwościami wielojęzycznymi. Cieszę się, widząc znaczące oszczędności czasu, które Lexi przyniosła firmie Foxconn, oraz jej pozytywny wpływ na zadowolenie zarówno klientów, jak i pracowników.”
Iva Panchartkova, Account Manager @ Feedyou
Długi proces to już przeszłośćy
Onboarding nowych pracowników
Wcześniej dane dostępowe dla nowych pracowników były tworzone i dystrybuowane przez dział administracji.
Obecnie nowi współpracownicy są wprowadzani do Lexi, która dostarcza im dane dostępowe w ciągu dwóch minut po wykonaniu prostego telefonu. Dzięki temu Lexi oszczędza czas pracowników oraz koszty związane z tradycyjną dystrybucją danych.
Odzyskiwanie hasła
Wcześniej pracownicy produkcji nie mieli bezpośredniego dostępu do helpdesku. W przypadku utraty hasła musieli złożyć prośbę za pośrednictwem swojego przełożonego, który tworzył zgłoszenie. Następnie to zgłoszenie było przekazywane do specjalisty HR IS. Specjalista dostarczał nowe hasło pracownikom działu administracji i informował przełożonego o aktualizacji. Ostatecznie pracownik mógł odebrać nowe hasło osobiście, a cały proces trwał do 2-3 dni.
Dzięki Lexi proces jest dziś znacznie bardziej wydajny. Lexi jest dostępna dla wszystkich pracowników przez całą dobę, dzięki czemu mogą po prostu zadzwonić i otrzymać nowe hasło w ciągu kilku minut.
Jak to działa dzisiaj?
Dzwonisz, my weryfikujemy
Pracownik dzwoni do Lexi ze swojego numeru telefonu. Dzięki połączeniu z SAP SF, Lexi rozpoznaje, kto dzwoni, i w jakim języku ma się komunikować z pracownikiem. Najpierw weryfikuje, czy numer telefonu znajduje się w systemie. Pobiera również inne potrzebne informacje, takie jak narodowość, numer pracownika (ID) i inne dane.
Wysyłanie hasła
Przed wysłaniem hasła odbywa się druga część weryfikacji pracownika poprzez zadanie dodatkowego pytania na wybrany numer z profilu użytkownika. Po pomyślnej dwuskładnikowej autoryzacji, Lexi generuje nowe silne hasło zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami.
Raportujemy wyniki
Rozwiązanie obejmuje raportowanie w PowerBI dotyczące próśb o reset hasła, zarówno udanych, jak i nieudanych.
Z technologicznego punktu widzenia
Liczby, które nas cieszą
Kiedyś rozwiązanie prośby zajmowało do 3 dni, a voicebot Lexi potrafi to zrobić w 2 minuty..
Co o nas mówią
“Wcześniej odzyskiwanie hasła trwało do 3 dni. Teraz voicebot Lexi załatwia to w mniej niż 2 minuty. Pracownicy nie muszą już czekać; mogą dzwonić 24/7 i rozmawiać w swoim ojczystym języku, co jest dla nas ogromną zaletą. Szczegółowe raporty dostarczają dokładnych, aktualnych informacji, które wykorzystujemy do edukowania pracowników i monitorowania wydajności Lexi. Nasza współpraca z Feedyou była płynna i skuteczna.”Zuzana Keprtova, HR IS Specialist @ Foxconn
W firmie liczącej prawie 5000 pracowników niezwykle istotne jest, aby jak najwięcej procesów w HR było zautomatyzowanych. Narodziny Lexi były zatem nieuniknione. Jesteśmy dumni z dostępności i jakości usług, które dzięki niej świadczymy naszym pracownikom, i to w wielojęzycznej formie! Niezastąpionym narzędziem dla nas, administratorów, jest raportowanie z szczegółową analizą danych połączeń, które dostawca usług Feedyou opracował dla nas. Wybraliśmy imię Lexi, ponieważ jest to skrócona forma starogreckiego słowa oznaczającego pomocnika.Martin Andrle, HR IS Specialist @ Foxconn
About Foxconn
Foxconn to międzynarodowa korporacja z siedzibą na Tajwanie, w Tucheng, specjalnej dzielnicy Nowego Tajpej. W Czechach posiada fabryki w Pardubicach i Kutnej Horze. Foxconn jest największym na świecie producentem elektroniki i komponentów komputerowych, które w głównej mierze produkuje dla innych firm.
