Wezwanie
ŠKODA AUTO jest jednym z największych pracodawców w Republice Czeskiej i co miesiąc zatrudnia dziesiątki nowych kandydatów. W przypadku tak dużej liczby proces przyjmowania do pracy staje się trudniejszy, ponieważ istnieje mnóstwo informacji i dokumentów, które nowy pracownik musi dostarczyć do działu kadr. Ich przetwarzanie zajmuje dużą część czasu pracy pracowników działu kadr. Nowi pracownicy dostarczali dokumenty, dane osobowe i kontaktowe w centrach rekrutacyjnych, przez co cały proces rekrutacji był długotrwały i niepotrzebnie skomplikowany.
Nasze rozwiązanie
W celu uproszczenia całego procesu rekrutacji, przygotowaliśmy chatbota, który obsługuje całą niezbędną komunikację dotyczącą zatrudnienia nowego pracownika. Pracownik ma możliwość uzupełnienia niezbędnych danych bezpośrednio w chatbocie w centrach rekrutacyjnych ŠKODA AUTO lub w zaciszu swojego domu poprzez bezpieczną stronę internetową na swoim telefonie lub komputerze. Użytkownicy wpisują swoje ID pracownika, który został im przydzielony w systemie ATS SAP Success Factors, a następnie uzupełniają swoje dane osobowe, takie jak imię i nazwisko czy liczba dzieci, i przesyłają pliki – np. dyplom/świadectwo ukończenia szkoły. Wszystkie dane są bezpiecznie i zgodnie z rozporządzeniem RODO przesyłane bezpośrednio do systemu SAP Success Factors, gdzie umowy są automatycznie generowane i gotowe do ostatecznej kontroli przez pracownika działu kadr.
Chatbot wykonuje następujące zadania
To znacznie upraszcza proces rekrutacji.
Zbieranie danych osobowych
Chatbot w bezpieczny sposób gromadzi dane osobowe nowych pracowników – imię i nazwisko, telefon, e-mail, kraj urodzenia, PESEL, liczbę dzieci, a także ich dane. Chatbot natychmiast zweryfikuje poprawność wprowadzonych danych, aby można było przejść do kolejnego kroku.
Przesyłanie dokumentów
Nowi pracownicy, nie tylko z Republiki Czeskiej, muszą udokumentować swoje wykształcenie, a cudzoziemcy muszą również przedłożyć pozwolenie na pobyt oraz paszport. Wszystkie dokumenty można łatwo i bezpiecznie przesłać bezpośrednio poprzez chatbota.
Wygrywanie do SAP SF
Wszystkie dane zebrane z chatbota są w całości przenoszone do systemu SAP Success Factors, w którym automatycznie tworzone są dokumenty na potrzeby płacowe oraz umowy, gotowe do ostatecznej kontroli przez pracownika działu kadr.
Wyniki za rok 2021
Microsoft Azure Cloud
W celu maksymalnego zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych i dokumentów, rozwiązanie w postaci chatbota zostało umieszczone w prywatnej, bezpiecznej, płatnej Microsoft Azure Cloud spółki ŠKODA AUTO, co umożliwia wprowadzanie zmian w dowolnym momencie w strukturze komunikacji chatbota.
Zalety systemu SAP Success Factors
Zbieranie wstępnych informacji od pracowników i automatyczne przetwarzanie profili pracowników w SAP Success Factors. Umożliwienie pracownikom zmienianie swoich danych osobowych. Wszystko zgodnie z rozporządzeniem RODO.
Przy współpracy z partnerami
Można zyskać więcej, jeżeli współpraca jest owocna.
Co o nas mówią
W związku z nową strategią HR oraz wdrożeniem nowego systemu HR SAP Success Factors, spółkę ŠKODA AUTO czekały wielkie wyzwania w postaci transformacji istniejących procesów. Chatboty zapewniają nam proces rekrutacji/rozpoczynania pracy, w tym niezbędną integrację danych do nowo wdrożonego systemu kadrowego. Konkretnie chodzi o ogólny zbiór danych osobowych pracowników i ich dokumentów, które są niezbędne do rozpoczęcia pracy w spółce i ich późniejszego onboardingu. Współpraca z Feedyou przebiega profesjonalnie, szybko i jest pozbawiona błędów. Wdrożenie chatbota nastąpiło w krótkim czasie, zespół FY elastycznie dostosował się do dużych zmian zgodnie z procedurami ŠKODA AUTO. Szczególnie doceniam ścisłą współpracę, elastyczność, realistyczne i konstruktywne opinie o złożoności możliwych rozwiązań i dalszy rozwój. Wysoko cenię również wsparcie podczas uruchamianiu nowego systemu HR i późniejszą hyper care. Mgr. Monika Pohlová, Product Owner, moduł Onboarding @ ŠKODA AUTO
O spółce ŠKODA AUTO
ŠKODA AUTO jest największym producentem samochodów w Republice Czeskiej z rocznymi obrotami 15,6 miliarda euro (2018). Siedziba spółki znajduje się w miejscowości Mladá Boleslav, gdzie mieści się największy zakład produkcyjny. ŠKODA AUTO posiada w Republice Czeskiej dwa inne zakłady produkcyjne, a mianowicie w miejscowościach Kvasiny i Vrchlabí. Od 1991 roku należy do niemieckiej Grupy Volkswagen. Od dawna jest największą czeską spółką pod względem sprzedaży, największym czeskim eksporterem i jednym z największych czeskich pracodawców.
